Las siguientes acciones deben tomarse después de que su empresa reciba un aviso por escrito de un reclamo:
1. En caso de problemas de entrega tardía o incompleta
Las cantidades faltantes deben informarse de inmediato a su proveedor en China, así como a su agente de carga. Es poco probable que falte una gran cantidad de productos, pero a veces sucede que entre la fábrica y su almacén, las mercancías desaparecen (robadas). El proveedor siempre hará referencia a su lista de empaque, pero mi experiencia es que si solo falta una cantidad menor, la mayoría de los proveedores respetarán su relación con ellos y lo compensarán por los bienes faltantes porque es difícil rastrear dónde ocurrió el incidente. La solución puede ser enviar las cantidades faltantes con el siguiente contenedor FOC (sin cargo) o permitirle deducir el valor del pago de la L/C. Por otro lado, los contenedores generalmente se sellan antes del envío y sería difícil robar algo sin romper el sello del contenedor. Las cantidades faltantes no deberían ocurrir con demasiada frecuencia, de lo contrario, significa que algo anda muy mal con la organización de su proveedor. Su empresa solo debe aceptar entregas tardías o entregas parciales como una excepción única; de lo contrario, usted establece el estándar para todas las entregas futuras porque ha mostrado demasiada indulgencia con su proveedor. Creo que la entrega precisa de cada pedido es esencial porque tienes compromisos con tus clientes. Los principales minoristas exigen que los proveedores acepten cláusulas de penalización por entregas tardías y esto puede convertirse en un problema aquí. Si su P/O (orden de compra) contiene una cláusula de entrega tardía, esa cláusula ya se aplicará y podría haber mucho dinero en juego si pierde la promoción de su cliente. En cualquier caso, debes llevar tu reclamación a la fábrica y preguntarles cómo te van a indemnizar.
2. En caso de problemas de calidad importantes
Debe detener inmediatamente todas las entregas de productos defectuosos a cualquiera de sus clientes. Si hay contenedores adicionales en camino hacia usted desde China, la probabilidad de que estos productos también sean defectuosos es bastante alta. Informe inmediatamente a su proveedor y negocie con él qué hacer con las cantidades restantes. Su proveedor por lo general tiene interés en resolver la situación rápidamente, o no le pagarán. Esté preparado para que sus clientes le devuelvan los productos defectuosos y le cobren los gastos de envío. Los principales minoristas también deducirán el valor de los productos devueltos de su próximo pago a su empresa. De nuevo, es mucho dinero. Envíe su reclamación a su proveedor lo antes posible. Esto también es de su interés porque puede enfrentar el mismo problema con otros clientes si el problema no se resuelve de inmediato.
3. En caso de violaciones de derechos de autor
Debe cumplir con la fecha límite e informar al propietario de los derechos de autor de las acciones que ha tomado. Por supuesto, puede oponerse a su solicitud si está 100% seguro de que sus productos no infringen sus derechos de autor. Este puede ser un paso muy audaz porque, según mi experiencia, en la mayoría de los casos, el propietario de los derechos de autor tendrá un caso sólido en su contra y no ganará. La infracción de los derechos de autor no deja mucho margen para la indulgencia. Si su empresa ha infringido los derechos de autor de alguien y puede probarlo, no se le permitirá continuar vendiendo los productos y se le emitirá una orden judicial de restricción para garantizar que cumpla. Si tiene suerte y esta es su primera entrega de bienes protegidos por derechos de autor, la compensación reclamada será menor que si hubiera estado importando los bienes durante meses o años. Su empresa debe proporcionar evidencia de las cantidades totales importadas y distribuidas al propietario de los derechos de autor o a sus representantes legales. Negociar el pago de la compensación puede llevar mucho tiempo y también tendrá que pagar los honorarios de los abogados. Presente su reclamo con su fábrica de inmediato, pero deje abierto el monto total de la compensación, ya que no se conoce en esta etapa.
4. En caso de violación de patentes
Requieren que cumpla con la fecha límite para informar al titular de la patente de cualquier acción que haya tomado. Oponerse a su reclamo puede ser más difícil que oponerse a la infracción de derechos de autor debido a la naturaleza más compleja de estos casos. Será un proceso largo y el resultado es incierto. En cualquier caso, necesitará la ayuda de un abogado de patentes con experiencia. Un abogado normal no te será de mucha ayuda porque carece de los conocimientos necesarios para ayudar en estos casos. Una vez más, será una gran suma de dinero. Hacer una reclamación a tu proveedor lo antes posible es fundamental. No sabrá el monto total de la compensación porque eso se decidirá más adelante, pero presente el reclamo ahora.
5. En caso de incumplimiento de las leyes de los países de destino
Nuevamente requieren que cumpla con todos los plazos e informe a las autoridades de las acciones que ha tomado para resolver el problema. Es posible que deba pagar multas y tarifas según el tiempo que le lleve resolver el problema. Si no toma las medidas oportunas, solo empeorará una mala situación. Recuerde, este es el gobierno con el que está tratando y sus oficinas son bastante poderosas. Una vez que se prueba una violación, no aceptarán un No por respuesta. Dado que su producto violó la ley, al menos eso es lo que intentarán demostrarle, todo es posible. Las autoridades tienen derecho a solicitar un retiro a nivel nacional de sus productos, lo que puede requerir anuncios en periódicos, radio y/o televisión. No necesito decirle cuánto daño le hará esto a su reputación. Para ser honesto, puede matar fácilmente a su empresa. Dado que todos sus clientes se enterarán de su problema, es posible que dejen de comprar cualquiera de sus productos para evitar empañar su propia imagen. Puede preguntarse: «¿Cómo es posible que la brecha no se haya detectado antes?» En la CE, los productos electrónicos deben cumplir con la ley EMC (Compatibilidad electromagnética), que tiene límites en las emisiones electromagnéticas. Las muestras que se preparan para la aprobación de EMC generalmente están dentro de las tolerancias, pero es posible que no se mantengan durante la producción en masa. Si las autoridades de su gobierno retiran un lote de cinco muestras y la mayoría no cumple con los límites reglamentarios, sus productos no son aptos para la venta. Si es solo uno de los cinco productos, su producto puede seguir siendo viable para la venta si puede demostrar a las autoridades que se trata de una excepción única y proporcionarles a las autoridades un plan de acción correctivo de su fábrica. En cualquier caso, debe presentar inmediatamente un reclamo a su proveedor como parte de su plan de acción y fecha límite. Si ha enviado una gran cantidad a sus clientes y necesita retirarles estas cantidades, necesitará una gran cantidad de compensación para cubrir todos sus costos.
